Audyt procesów w firmie: przegląd jednego obiegu pracy.

Co otrzymasz po przeglądzie

To samodzielny, płatny pierwszy etap współpracy. Przegląd obejmuje 1 obieg pracy od początku do końca, na maksymalnie 10 rzeczywistych przykładach, także tych z błędami lub wyjątkami. Materiały pozostają u Ciebie, również gdy wdrożenie wykona Twój zespół albo inny wykonawca.

• Mapa kroków, osób, decyzji i przekazań
• Pomiar czasu pracy i oczekiwania, zatwierdzony wspólnie z Tobą
• Lista błędów, poprawek, blokad i zbędnych kroków
• Wynik kwestionariusza w 6 obszarach z dowodami i brakami danych
• 2-stronicowy plan: pierwsza zmiana, odpowiedzialność i sposób sprawdzenia efektu

Kto bierze udział i ile to trwa

Po Twojej stronie potrzebujemy właściciela firmy lub osoby decydującej o procesie oraz osoby, która wykonuje tę pracę na co dzień. Rozmawiamy z obiema, żeby porównać założenia z praktyką. Przed startem uzgadniamy granice obiegu, terminy rozmów i czas potrzebny od uczestników.

Raport przekazujemy w 5 dni roboczych od otrzymania kompletu uzgodnionych materiałów. Przygotuj maksymalnie 10 przykładów spraw, potrzebne dokumenty i dostępne dane o czasie oraz poprawkach. Jeśli nie masz pomiaru, ustalimy sposób jego zebrania. Potwierdzamy komplet materiałów i dostępność uczestników przed rozpoczęciem odliczania. Przekazujesz wyłącznie potrzebne informacje, z uzgodnionym dostępem i usuniętymi zbędnymi danymi osobowymi.

Kwestionariusz: 6 obszarów do sprawdzenia

24 pytania pomagają uporządkować rozmowę. Odpowiedzi porównujemy z przykładami, a rozbieżności między właścicielem i wykonawcą wyjaśniamy wspólnie.

• Cel i granice: co rozpoczyna pracę i jaki wynik ją kończy
• Kroki i przekazania: gdzie sprawa czeka lub dane są wpisywane ponownie
• Ludzie i decyzje: kto wykonuje, zatwierdza i rozstrzyga wyjątki
• Informacje i narzędzia: gdzie jest aktualna wiedza i kto ma do niej dostęp
• Czas i błędy: ile trwa praca, oczekiwanie i poprawki
• Uproszczenie i pomiar efektu: co usunąć i jak sprawdzić pierwszą zmianę

Jak czytać punktację

Każde pytanie oceniamy od 0 do 3: brak ustalenia, zasada nieformalna, zasada zapisana i stosowana częściowo, zasada stosowana i potwierdzona przykładami. Każdy obszar ma od 0 do 12 punktów. Brak danych oznaczamy jako „do sprawdzenia”, bez zgadywania wyniku.

Pełna suma od 0 do 72 punktów powstaje po ocenie wszystkich pytań. 0-24 oznacza potrzebę wyjaśnienia zasad i odpowiedzialności. 25-48 wskazuje na uporządkowanie przekazań i wybór uproszczenia. 49-72 pozwala rozważyć próbę zmiany po potwierdzeniu pomiaru, błędów i warunków odbioru. Punktacja opisuje uporządkowanie pracy. Priorytet zależy również od wpływu problemu i wyjątków; wynik nie jest obietnicą oszczędności ani gotowości do AI.

Co zawiera raport i plan

Raport łączy mapę obiegu, tabelę pomiaru czasu z przykładami i Twoją akceptacją, listę błędów oraz punktację w 6 obszarach. Wskazuje też brakujące dane. Pomiary, szacunki i założenia są wyraźnie rozdzielone.

Na 1. stronie planu opisujemy cel, granice obiegu, główną blokadę i kroki do uproszczenia. Na 2. stronie: zalecany następny krok, osobę odpowiedzialną, warunki odbioru, miarę efektu i decyzje potrzebne przed rozpoczęciem. Plan daje podstawę do zaprojektowania zmiany, także bez zakupu nowego narzędzia.

Pierwszy etap Business Driven Development

Zrozum i uprość obejmuje pierwsze 2 kroki metody Daniela Siwek i ustala punkt odniesienia dla pomiaru. Plan z przeglądu trafia do kroku Zaprojektuj. Kolejne etapy wymagają osobnej decyzji.

• 1. Zrozum, w tym programie: poznaj cel, ludzi i rzeczywisty obieg pracy
• 2. Uprość, w tym programie: wskaż zbędne kroki i uporządkuj przekazania
• 3. Zaprojektuj: ustal docelowy sposób pracy i warunki odbioru
• 4. Zbuduj: wdroż uzgodnioną zmianę i przekaż ją zespołowi
• 5. Zmierz: porównaj efekt z punktem wyjścia i wróć do Zrozum

Możliwy następny krok: pilot

Po potwierdzeniu potrzeby możemy osobno uzgodnić pilot 1 obiegu pracy, z użyciem AI, jeśli ma to uzasadnienie. Zakres: 10 dni roboczych, 10 prób, akceptacja człowieka, 1 runda poprawek i uzgodnione miary efektu. Warunki rozpoczęcia ustalamy przed zamówieniem.

Możesz zakończyć współpracę po przeglądzie i wdrożyć plan samodzielnie. Jeśli chcesz przejść do próby rozwiązania, zobacz: wdrożenie AI w firmie

Wybierz właściwy przegląd

Zrozum i uprość dotyczy pracy wewnątrz firmy. Bezpłatny audyt widoczności sprawdza, czy klienci znajdują firmę w Google i odpowiedziach AI: audyt widoczności

Masz szerszy problem i potrzebujesz ustalić priorytety oraz zakres pierwszego wdrożenia? Wybierz osobno wyceniany sprint: diagnoza procesu

Przegląd wykorzystania AI porządkuje już używane narzędzia, dane i zasady: przegląd wykorzystania AI